Caso de éxito · AutomatizaciónRetail · cuentas corrientes de alto volumen
Del día 15 hecho a mano al día 1 automático
Envío mensual del estado de cuenta en PDF a 1.550 clientes — de ~8 jornadas manuales a un envío puntual y automático el día 1.
~65 h/mes
de trabajo manual eliminadas (≈ 8 jornadas)
Día 1
envío puntual, en lugar del día 15
1.550
estados generados y enviados solos cada mes
Por qué nos llamaron
La puerta
El envío se hacía cliente por cliente: entrar al sistema, generar el estado de cuenta, bajarlo a PDF y enviarlo por mail. Una tarea repetitiva, sensible y de alto volumen que competía con el resto de las prioridades del área — y que, por eso, terminaba ejecutándose recién alrededor del día 15.
El desafío
Antes y después
Antes
~8 jornadas al mes generando y enviando uno por uno.
Se posterga: se ejecuta cerca del día 15.
Alto riesgo de error: PDF al cliente equivocado, clientes omitidos.
Sin registro de quién recibió qué ni cuándo.
No escala: más clientes = más horas.
Cobranza demorada por envío tardío.
Después
Cero intervención manual: el sistema lo hace solo.
Envío puntual el día 1, en minutos.
Validación automática: el estado correcto a cada cliente.
Auditoría completa de envíos y entregas.
Escala igual con 1.550 o con 5.000 clientes.
Cobranza más temprana: estados en mano a principio de mes.
El problema no era difícil — era repetitivo y de alto volumen. Mil quinientos envíos, uno por uno, todos los meses. Exactamente el tipo de tarea que conviene automatizar de punta a punta.
La solución
Qué hicimos
Implementamos una plataforma que separa el envío —estable y reutilizable— de la generación de los datos —a medida de cada cliente—. Cada mes, el sistema genera el estado de cuenta en PDF de cada cliente y lo envía por mail como adjunto, sin intervención.
Diferenciador: El envío está desacoplado de la generación de datos. Un proceso de orquestación genera el PDF de cada cliente desde el sistema de gestión, y la plataforma lo envía, audita y reintenta. Cambiar el origen de datos no toca el envío.
Generación del PDF
El proceso arma el estado de cuenta en PDF de cada cliente con su saldo, vencimientos y movimientos del período.
Orquestación de datos
Un flujo a medida consulta el sistema de gestión y genera el estado de cuenta de cada uno de los 1.550 clientes.
Envío y auditoría
La plataforma compone el email, adjunta el PDF y lo envía, registrando cada envío y su entrega.
Cómo funciona
El pipeline
1
Programación
La corrida queda agendada para el día 1 a la hora elegida (pg_cron); también puede dispararse manualmente.
2
Generación del PDF
La orquestación consulta el sistema de gestión y genera el estado de cuenta en PDF de cada cliente.
3
Envío con adjunto
La plataforma compone el email de cada cliente, adjunta su PDF y lo envía, registrando cada uno de los 1.550 envíos.
4
Auditoría y entrega
Queda el registro de qué se envió, a quién y cuándo, con estado de entrega y reintento automático ante fallas.
Resultados
El impacto de negocio
Tiempo recuperado
~65 h/mes (≈ 8 jornadas) vuelven al equipo administrativo para tareas de mayor valor.
Puntualidad de cobranza
Los estados llegan el día 1, no a mitad de mes; la cobranza arranca antes.
Precisión y trazabilidad
Cada estado al cliente correcto, con registro digital de cada envío y entrega.
Escalabilidad
El mismo proceso corre con 1.550 o con 5.000 clientes sin sumar horas.
Una plataforma, muchos usos
Facturas, órdenes de compra, notificaciones y encuestas, por mail, WhatsApp o Telegram.
Ventaja competitiva: Enviar los estados de cuenta puntualmente el día 1 —en lugar del día 15— adelanta el ciclo de cobranza dos semanas todos los meses.
El cierre
Por qué importa
Entró por una tarea repetitiva que siempre quedaba para el final. Como el envío quedó desacoplado de los datos, la misma plataforma ya envía facturas, notificaciones y encuestas por mail, WhatsApp o Telegram — cada nuevo proceso reutiliza la base.
Tecnología
Stack
Orquestación a medidaGeneración de PDFEnvío de email con adjuntopg_cron (scheduler)Auditoría de entregasReintentos automáticosMulticanal (mail/WhatsApp/Telegram)
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